Groupmax上で電子メールなどの機能を使うときに宛先を参照するための機能です。組織と個人の情報を実際の組織構造に合わせて表示しますので、大量の企業情報やユーザ情報を扱うときなどに効率良く作業できます。
エージェントとは、定型的な繰り返し作業や時間の掛かる作業をユーザに代わって行うものです。メールの自動返信やデータベースの集計など、定型的な作業をエージェントに代行させれば、ユーザはより創造的な作業に時間をかけることができます。
Groupmaxでは、煩雑な作業をエージェントの代行機能を使って自動化できます。エージェント機能は、クライアントでもサーバでも動作するため、モバイル環境での利用が可能です。
エージェントには、クライアントで動作するクライアントエージェントとサーバで動作するサーバエージェントがあります。
なお、ワークフロー案件の監視、メールの自動返信/転送などサーバエージェント機能をご利用いただくためには、別途オプション製品「Groupmax Agent - Application」が必要となります。
Groupmaxの電子メールには、電子メール機能および電子掲示板機能があります。
電子メールは、情報をリアルタイムに送受信でき、グループ内の情報伝達を迅速化します。メールの受発信状況も一覧表示によって簡単に知ることができます。
電子掲示板は、組織やグループ間で、情報を交換したり共有したりするための機能です。情報の分類・階層化ができるほか、検索も自由です。
Groupmaxの文書管理機能では、さまざまな視点から文書の整理や分類ができます。検索方法も多彩で、キーワード検索はもちろん、項目を絞り込んだ検索も可能です。また、業務関連情報のデータベース化や共有化ができるほか、電子帳票との連携で定型フォームの作成も簡単です。さらに、ネットワーク上でグローバルに利用できる分類索引帳によって、各部に分散した情報を有効活用できます。
ワークフローは、個々の業務の流れを自動化する機能です。さらに、全体の業務の流れをビジュアルに表示するため、進行状況や問題点を一括して把握でき、業務の分析や改善に役立ちます。また、非定型処理や、未定義ルーティング（相談、差し戻しなど）、大量案件の一括処理も可能です。
自分のスケジュールだけでなく、ほかのユーザのスケジュールも参照、予約ができます。また、イベントや記念日などの情報の管理もできます。
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