従来の電子会議システムは議論の沈み込みや陳腐化が見受けられました。Groupmax Collaborationは、ディスカッションの状態（議論中、解決済み）を全員にわかりやすく提示することで、会議室のミッションと進行状況を明確にします。
議題および発言の関連を階層構造で表示できるので、議論の流れを視覚的に把握できます。 また、議論の途中で発生した話題を子会議室にブレイクダウンできるので、議論の発散を抑止できます。
議論状態を、未決／既決のどちらかに設定できます。議論状況は一覧に表示できるので、状態を視覚的に捉えることができ、議論の放置を防止できます。
参照している議題または発言に対する参加メンバの参照状況（未読／既読）を確認できます。
議題を作成する際に、回答責任者および回答期限を指定できます。 また、回答責任者へ回答期限が近づいていることをメールで知らせることができます。
コミュニティの電子会議室では、コミュニティのロール（役割）ごとにアクセス権を設定できます。
「参照のみ」「作成、削除も可能」など、細やかなセキュリティレベルを設定できます。
議題および発言の属性に対して、あらかじめひな形（入力フォーマット）を設定できます。これにより、議題および発言を作成する際に、属性に対して設定されているひな形を本文に挿入し、記載項目の漏れを防止できます。
会議室に登録されている議題および発言は、添付ファイルを含めた全文検索ができます。また、検索結果から発言を参照して返信することもできます。
電子会議室に登録されている議題および発言をメールで転送できます。
メールの宛先として、転送しようとしている議題・発言の発言者、および回答責任者をあらかじめ選択して指定できるので、後で入力する手間を省くことができます。
メールの主題には、議題・発言の主題文字列の先頭に、「Fw:」を付加した文字列を自動設定しますので、転送されてきたことが明確になります。
メールの本文には、議題・発言の内容、会議室の情報、および発言のURLがあらかじめ自動設定されるので、議題・発言を登録した際に配信されるメールの内容と同様に、必要な情報はすでに入力済みの状態となり、後で入力する手間を省くことができます。
メール配信・通知機能によって、次の機能を利用できます。
メールから電子会議室へ発言を投稿できます。 これにより、海外出張時やお客様訪問時など、イントラネットにアクセスできない状況でも、メールクライアントから電子会議室への投稿ができるようになります。
会議室に登録されている議題および発言は、ユーザが指定した条件に従って議事録を表示し、HTML形式のファイルで保存できます。
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