導入メリット

情報のやりとりはメールで行い、ファイルはファイルサーバで管理した場合、ファイル作成・更新の経緯は個々のメールボックスに埋もれ、対象のファイルはファイルサーバに蓄積されていきます。この場合、ファイルサーバに置かれているファイルを見ただけでは、その作成経緯が当時者以外の関係者には把握しづらくなります。結果として経験知、実践知の組織内共有が促進されず、生産性向上につながりません。

活文MIESでは、ファイルとそれに関連するメッセージのやりとりを、一つのWeb画面上で表示するので、どういうやりとりの中でファイルが更新されていったのかが一目瞭然です。ファイルに関連する業務の流れ（文脈）が共有できるわけです。また、活文MIESでは標準でメタデータの定義が可能です。業務で利用する項目を任意に画面上に定義して管理できます。これによって単なるファイル共有の枠を超え、業務特有のステータスやコードも共有できます。

情報のやりとりはメールで行い、ファイルはファイルサーバで管理した場合、ファイル作成・更新の経緯は個々のメールボックスに埋もれ、対象のファイルはファイルサーバに蓄積されていきます。この場合、ファイルサーバに置かれているファイルを見ただけでは、その作成経緯が当時者以外の関係者には把握しづらくなります。結果として経験知、実践知の組織内ほとんどの企業では、なんらかの社内に閉じた階層型組織構造（例えば、本部、部、課といった組織単位）を有しています。そして社内の情報共有システムのアクセス制御はこの階層型組織構造に最適化されています。しかし、近年の事業環境では、自社だけでなく他社・他組織等と協業や分業することがますます増えています。

例：
製品開発 ・・・ 社外の組織と連携して、ものづくりを強化
新規事業 ・・・ 社外の組織と戦略的に提携して、新規ビジネスを立ち上げ
統合・合併 ・・・ 有望なベンチャー企業の買収、他社との戦略的統合

このような事業環境の変化に伴い、組織の壁を超えて複数の社外関係者と情報共有する業務シーンが増えてきています。上述の社内の組織構造に最適化された情報共有システムでは、社外関係者のアクセスがセキュリティ上困難であったり、システムが有するユーザ管理の仕組みから社外ユーザを作成できなかったりと、不都合が生じる場合があります。 活文MIESでは、そうした課題を解決するために、既存の組織の枠にとらわれずに臨機応変にユーザや組織グループを作成し管理できます。また、各種のセキュリティ制御機能も備えており、自社で定められたセキュリティポリシーに合致するようなアクセス設定も可能となっています。が促進されず、生産性向上につながりません。

活文MIESでは、ファイルとそれに関連するメッセージのやりとりを、一つのWeb画面上で表示するので、どういうやりとりの中でファイルが更新されていったのかが一目瞭然です。ファイルに関連する業務の流れ（文脈）が共有できるわけです。また、活文MIESでは標準でメタデータの定義が可能です。業務で利用する項目を任意に画面上に定義して管理できます。これによって単なるファイル共有の枠を超え、業務特有のステータスやコードも共有できます。

メールに添付できないサイズのファイルの取扱いに困っている方々は少なからず存在します。設計データ、画像・動画データなど、数百MBから数GBの容量に達するもの少なくありません。CD-ROMなどのメディアに記録して郵送する、ファイルを分割して何通もメールを送信するなどの方法をとられている方もいますが、これらはとても手間のかかる作業となります。

活文MIESでは、数GBの大容量ファイルをインターネット経由でセキュアに相手と共有することが可能です。

メールを誤送信してしまい、添付していたファイルの情報が関係者外に漏れてしまった、機密ファイルが関係ない社員にファイルが渡っていないか気になる、といったファイルのセキュリティ上の課題を抱えている方々は多く存在します。メールを送信するたびに宛先に間違いがないかを目視チェックしたり、ファイルにパスワードを付けるのは手間であり、メール送信者に依存する作業となります。

活文MIESでは、あらかじめ定義したファイルのセキュリティ設定とファイルのアクセス権限をもとに、ファイルのやりとりを実施するため、ファイルをやりとりするたびに、セキュリティ付与や宛先指定は発生しません。さらにDRM保護機能を使うと、管理者は、いつ誰が当該ファイルを開いたかをログから確認できます。 活文MIESでは、メールでのやりとりに比べて効率的かつセキュアに相手先との機密ファイルのやりとりが可能となります。