RPA × AI-OCR連携による業務自動化でDXを推進～連携メリットと活用事例～
DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進の一端としてRPAによる業務処理の自動化が普及するにつれて、OCRの必要性も高まっています。まだ紙の帳票が多く存在する業務現場では、RPAの入り口としてOCRによる紙情報のデータ化が欠かせず、RPAによる業務自動化には、OCRとの連携が重要なポイントとなります。
本稿ではRPAとは？どのような効果がある？といった基礎知識から、OCRとの役割の違い、OCRとRPAを連携させるメリット、そしてOCRの進化系であるAI-OCRとRPAの連携による活用事例と得られる効果を、詳しく解説します。
RPAとは～RPAの特徴と代表的な機能
RPA（ロボティックプロセスオートメーション / Robotic Process Automation)とは、これまで人間が行ってきたホワイトカラーの業務処理をルールエンジンやAI、機械学習などを含む認知技術を活用して代行・代替するソフトウェアロボット、またはその取り組みを指す言葉です。
RPAの代表的な役割は、何といっても「これまで人が対応してきたさまざまな業務処理を、自動で代行する」というものです。RPAを活用する際、あらかじめ人が行う業務処理の手順を登録することで、人の操作と同じ様にユーザーインターフェースを通じて複数のシステムやアプリケーションの操作を自動実行することができます。
多くのRPAツールでは、この初期の処理プロセス登録作業工数を削減するために、画面操作記録やプロセス・ダイアグラム上でのドラッグ・アンド・ドロップなどによるプロセス登録機能が備わっています。こうしたプログラミングの知識がない人でも直感的に設定が可能な「ローコード開発」を提供する点も、RPAの特徴と言えるでしょう。
また、基本的にはこれまで人が行ってきた処理をそのまま自動化することで、既存システムの変更や業務フローの見直しなどが必要ないという「導入のしやすさ」が、RPAの普及を支えています。
RPAが得意なこと、苦手なこと
RPAは基本的には「設定されたプロセスを、設定された通りの順番で、設定された通りに実行する」ことしかできません。したがってなんらかの人の判断を伴う、手順が毎回変わるといった業務には適していません*1。RPAの導入が高い効果をもたらすのは、単純作業を複数のユーザーインターフェースを用いながら複数システムをまたいで行うといった、「定型的かつ繰り返し型の作業」です。
具体的には、
- 紙の申請書の項目を目視でチェックしながら、システムに手入力する作業
- 複数アプリケーションを立ち上げながら、複数の検索エンジンに同じ検索条件をそれぞれに入力し、検索結果で得られた情報をExcel*2にコピー・アンド・ペーストして一覧化する作業
- 終業時に毎日行う同一データを複数のシステムに登録する作業で、複数のシステムを立ち上げ、それぞれにIDとパスワードを入力し、データを各システムにアップロードする作業
といった業務処理はRPAの得意とするところで、従来の人手による作業では30分近くかかっていたのに対しRPAならものの数分で完了、といった効果をもたらします。このような業務効率化の効果が導入したその日から実感できるのも、RPAの特徴と言えるでしょう。
- *1
- 近年のRPAツールの中には機械学習機能などを用いて非定型業務に対応できるものも存在しますが、ここでは一般的なRPAの機能について解説しています。
- *2
- Excel は、Microsoft Corporation の米国およびその他の国における商標または登録商標です。
RPAの普及が進む背景
近年、RPAを導入する企業は急速に増加しています。この背景には、大きく[1]ビジネス環境の急激な変化への対応 [2]ツールの進化による適応範囲の拡大 [3]導入事例の増加 の3点が挙げられます。
[1]ビジネス環境の急激な変化への対応
「働き方改革」の旗印の下で長時間労働を是正する動きが強まり、業務効率化への取り組みが本格化。中長期的にも生産労働人口の減少という課題先進国である日本では、数年前から優秀な人材の単純作業から高付加価値作業に移行させる「リソースシフト」が強く意識されるようになりました。そしてコロナ禍を受けてリモートワークが主体となり、各企業ではDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進に本腰を入れて対応することが強く求められる事態となりました。こうした急激なビジネス環境の変化が、RPAが急速に浸透している背景の一つと言えるでしょう。
[2]ツールの進化による適応範囲の拡大
2つ目は、RPAツール自体の進化です。具体的には従来のオフィスツールに加えてWebアプリケーションや仮想環境など、RPAが活用できるシーンが多様化。AIの機械学習機能などを兼ね備えたRPAソリューションも登場し、さらにはスモールスタートが可能なライセンス体系も用意されるなど、適用対象の企業や業務領域が拡大。RPAの普及拡大を後押ししています。
[3]導入事例の増加
3つ目は、RPAを活用する企業が増加し、豊富な事例情報が入手できるようになったことが挙げられます。同業界、同規模の企業や組織での具体的な活用事例があることで、社内の検討、説得も進みやすくなりました。特にRPAは特定の部署、業務で利用コストを抑えながら短期間のプロジェクトを実施し、その結果をもって全社での予算獲得と展開を行うというスモールスタートが可能なソリューションであることも、急速な普及につながっています。
RPAとOCRの関係 ～進化系としてのAI-OCRとRPAの「連携」がポイント
RPAによる業務自動化に高い関心が集まる中で、OCRによる「紙の情報の電子化」の必要性も高まっています。
その理由は、企業ではすでにデータ化された業務処理よりも、紙の注文書を元にした受注処理、紙の請求書を元にした支払処理など、「紙（帳票）ベースの入力情報を元にした業務」のほうが数多くあるためです。
前述の通り、RPAは業務の自動化を実現する有効な手段ですが「人がPCで行う業務＝PC内にあるデジタルデータ」しか扱えないことがデメリットです。そこで、RPAによる業務自動化の入り口として、OCRによる「紙の情報の電子化」が欠かせません。
RPAと同様、OCRの技術も進化を遂げ、近年ではAI技術を融合させたAI-OCRが主流になりつつあります。
AI-OCRは、従来型のOCRの弱点であった識字率（文字の認識精度）を、AIの特徴であるディープラーニング（深層学習）により文字の補正結果を学習することで、識字率を向上。さらにAI-OCRには、従来のOCRでは難しかった手書きの文字列や、非定型フォーマット文書の文字の認識が可能といったメリットがあり、その適用可能な業務範囲の広さが、注目を浴びています。
企業が全社での業務を効率化するためには、AI-OCRでさまざまな紙の帳票にある情報を正確にデータ化し、その上でRPAを用いて各業務システムへの入力、集計・加工・出力といった一連の業務を自動化するという「連携」が求められます。
AI-OCRとRPAの連携で実現する業務改善
それでは、AI-OCRとRPAとの連携によって実現する、業務改善の事例をご紹介しましょう。
経理の業務処理を自動化
経理業務においては取引先からの多種・大量の紙ベースの発注書、請求書を目視により確認、手作業で会計システムに登録する業務処理があります。月末や年度末などの繁忙期は業務処理が集中するため、社員が連日の残業で対応している企業は少なくありません。
AI-OCRによってフォーマットの異なる紙帳票の情報を正確にデータ化すれば、その後をRPAによって表計算ソフトに入力する、会計システムに登録するといった一連の業務処理の自動化が実現します。
これにより業務効率の大幅な向上と、社員の残業時間、人件費の削減につながります。
取引申請書・契約書の業務処理を自動化
AI-OCRとRPAの連携により、日々、大量に発生する取引申請書・契約書の処理業務を自動化することも可能です。
経理業務の請求書の処理同様、取引申請書や取引先ごとに異なる契約書の内容をAI-OCRで正確にデータ化し、RPAで管理システムへの登録作業までを完全に自動化することで、企業は取引開始、受注・納品までのプロセスを迅速化することが可能となります。
社員は面倒な管理システムへのデータ入力の手間がなくなり、空いた時間をより付加価値の高い業務に使うことができます。結果として、企業全体の生産性が向上するでしょう。
手書きの申請書・申込書の業務処理を自動化
地方自治体や不動産業界や通信業界などのBtoC企業では、住民・顧客からの手書きの申請書、申込書の業務処理をAI-OCRとRPAによって自動化することで、大きな業務生産性の向上を実現しています。
毎月数千件に上る手書きの申請書・申込書の処理業務を自動化することで、職員や社員の作業時間を大幅に削減できるだけでなく、職場全体のモチベーションもアップ。業務にゆとりが生まれることで顧客対応品質と顧客満足度も向上し、結果としてLTV（顧客生涯価値）の向上にもつながるでしょう。
納品書データからの在庫管理業務処理を自動化
在庫管理が重要な小売業界では、納品書を速やかにデータ化することで、正確な在庫情報管理につなげています。
納品書に記載されている商品名や数量などの情報を、AI-OCRで速やかにデータ化。RPAで在庫管理システムに反映・照合することで、タイムリーな在庫数の確認および商品の売れ行きが把握可能になります。物流や倉庫などまだデジタル化が進んでいない領域のデータ化により、重要な販売統計データの集計を効率化することができます。
営業部門でのマーケティング業務処理を自動化
AI-OCRとRPAの連携は、バックオフィスのみならず営業やマーケティング活動にも活用されています。
名刺や紙の顧客リストなどからAI-OCRで顧客情報を抽出、CRMやMA（マーケティングオートメーション）ツールなどへの入力処理をRPAで自動化。DM（ダイレクトメール）の配信処理業務までをRPAで自動化している例もあります。
そのほか、AI-OCRは手書きや画像で管理されているさまざまな営業資料のデータ化にも活用可能で、営業部門の情報共有と業務効率化にも貢献します。
AI-OCRとRPAの連携により、真の業務効率化を実現する日立「帳票認識サービス」
これまで解説してきたように、企業や組織の生産性を高める業務効率化を実現するには、紙帳票の情報を正確にデータ化するAI-OCRと、その後の業務処理を自動化するRPA双方の高い機能性と、相互の連携性が非常に重要になります。
日立はこの課題に対応するソリューションとして、「帳票認識サービス」を提供しています。
- *
- サービスの改良により予告なく記載されている内容が変更になることがあります。
「帳票認識サービス」はAI-OCRに求められる機能として、日立の独自技術に加えて他社の認識技術も採用することで、高い読み取り精度を実現しました。
- 深層学習を用いて手書き文字の形状や文字間隔などのバリエーションを学習させることで、高精度な手書き文字認識AIを実現
- 高度言語処理により単語レベルで文字の出現確率を推定し、文字認識AIの認識結果を評価することでエラーの少ない認識を実現
さらには、読み取り前後の業務処理においても、
- 独自機能で帳票の種類の確認、テンプレートの選択、画像補正などを自動で実施。利用者は文字を読み取りたい帳票を選ぶだけで多量の帳票の読み取りがスピーディーに行える
- 非定型帳票においても業務において認識対象としたい項目を指定するだけで、事前の位置指定なしに帳票から目的とする認識項目を特定できます。AI-OCRに読み取ってほしい場所を詳細に設定する必要がなく、多様な様式の帳票を自動的にAI-OCRが判断。帳票のフォーマットを問わない読み取りが可能
そして、OCR後のチェックについても、
- AI-OCRの認識結果の“確からしさ”を、日立独自のアルゴリズムによる「確信度」というスコアとして提供。さらにAI-OCR認識結果と確信度に対し、適用業務におけるチェックルール（桁数チェックや形式チェックなど）を適用して補正することで、AI-OCRの不読・誤読による誤ったデータ登録リスクと人による確認工数を低減
「業務効率化、DX推進のためにAI-OCRを活用したい」という方はもちろん、「他社のAI-OCRを導入してみたが、思うような効果が出ない」とお悩みの方も、ぜひこの機会に日立までご相談ください。
まとめ 今こそ、AI-OCR×RPAでDXの推進を
いかがでしょうか。本稿ではRPAに関する基礎知識から、OCRの進化系であるAI-OCRとの連携で得られる業務効率化効果について、活用事例を交えて解説しました。RPAによって社内の一連の業務処理を自動化し、効率化し、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進するためには、入り口として紙帳票を正確にデータ化するAI-OCRの活用と連携が欠かせないことがお分かりいただけたでしょうか。
しかし本来、別々のソリューションとして誕生したAI-OCRとRPAであるがゆえに、連携には難しさがあります。また、「RPAとAI-OCRをうまく連携したい」「RPAとの連携以前に、いま利用中のOCRの精度を高めたい」など、お客さまの課題やニーズも、状況によってさまざまだと思います。
日立ではそれらお客さまの状況やニーズに応じて、導入前のコンサルティングから構築、そして運用後の定着支援までをトータルにサポートします。ぜひこの機会に日立までご相談ください。