導入事例：さいたま市

4 メールの取り込みも速く

グループウェアと連携し、Eメールを文書管理システムに取り込む機能は以前からサポートされていました。今回はそのスピードが格段にアップしたことで「業務効率向上に役立っている」と國井氏は話します。

「外部からきたメールは本市の文書管理規則によって、受領・収受処理の後に供覧や決裁に回すフローとなっています。以前はこうしたメールの取り込みにかなりの時間を要していたため、その間に別の業務を行ったりしていると、処理を忘れてしまうおそれがありました。今回のバージョンアップで取り込み速度が1分ほどに短縮されたため、スピーディーに事務処理が行えるのがうれしいですね」と國井氏は続けます。

また、オンライン画面の供覧理由・起案理由に入力した内容を各用紙に印字する際に、1枚に収まらない場合、これまでのように文字数を自ら配分することなく、自動的に2枚目以降の用紙に出力する機能や、追加した添付ファイルを承認者や決裁者に確認してもらいたい順番に並べ替えて登録できる機能、画面表示をスクロールだけでなくタブ表示としても選べる機能など、ユーザーからの意見を取り入れた細かな機能強化を実施。業務効率の向上に大きく貢献しています。

「過去のデータや施策の実施例を知りたい場合、以前なら庁内のキャビネットに保管してある膨大な量の紙文書から必要なものを手作業で探し、参照する手間と時間がかかっていました。しかし文書管理システムのおかげで、最近はほとんどの業務が端末からの検索と情報の利活用によってスピーディーに行えます」と近藤氏は評価します。

「検索性能も体感的に非常に速くなりました。それは業務の効率化だけでなく、市民の方々から情報公開請求などがあった場合にも、すばやい文書検索と開示スピードのアップなどで市民サービスの向上にもつながるはずです」と國井氏も期待を寄せます。