離れたチームを機能させる3つのコミュニケーション

離れた場所にいるチームを機能させるためには、リモートでのコミュニケーションやマネジメントを実現するITの活用が不可欠です。コミュニケーションはその長さや性質によって、次の３つに分類できます。

1つ目は、ショートタームのコミュニケーション。
すぐに知りたい質問や状況・意思の確認などがこれに当たります。今までは電話でやり取りしていた内容ですが、現在ではインスタントメッセージやWeb会議など、スマートデバイスの活用により様々な手段を選択できるようになりました。的確な意思疎通には、あたかもその場にいるかのような、リアルタイムなやり取りが欠かせません。

2つ目は、ロングタームのコミュニケーション。
プロジェクトや商談のように達成までに数日から数ヶ月かかるような仕事において、チーム内でやり取りしていく内容です。チームの働く場所も時間もバラバラになるため、多頻度に会議を招集して確認することが困難です。とはいえ、メールを使ってやり取りしようとしても、ToやCCにメンバ追加していったり、どの返信メールに意見・回答すれば良いのかわからなったり、多数のプロジェクトを掛け持ちしているため、INBOXを見るたびに頭の切り替えや振り分けでムダに時間が過ぎていったりと、非効率極まりない状況に陥ってはいないでしょうか。そこで、後からプロジェクトの推移を見返せたり、非同期に的確なコミュニケーションが取れる手段が必要となります。

3つ目は、チームの一体感をもたらすコミュニケーション。
モバイルワークや在宅勤務者はひとりで仕事をしていることが多くなります。オフィス在勤なら顔を見てちょっと会話しながらコミュニケーションが取れますが、リモートワークではそれが難しくなります。そのため、ひとりで迷路に入って長く停滞したり、働き過ぎたりしてしまうこともあります。「志」「場」「仕事内容」「仕事時間」「気分」などを共有して、みんなと一緒に仕事をしている感覚を持つことが、モチベーションを保つ重要な要素であり、それをサポートするようなITの仕組みが有効になってきます。

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ユースケース：お客さまへの営業活動

内容の込み入った提案では、営業や技術者など、情報を持っている・回答できる人間を連れて、大所帯でお客さま先に訪問してはいないでしょうか。そうすると、訪問メンバーのスケジュール調整が難航して訪問日程が先延ばしになりがちです。やっと訪問できたとしてもお客さまに威圧感を与え、大勢訪れたにも関わらず、結局質問に答えられず持ち帰ることも。そうこうしているうちに、別の業者がやって来て質問に即座に回答して印象を良くしていた、なんてこともありえる事態です。

お客さまに対して意思決定に必要な情報をタイムリーにお届けする。その基本を実践ながら提案コストも無駄にしない。そのためには営業がひとりで軽やかに訪問しつつ、お客さまの状況に応じて様々な情報提供をしていく必要があります。そのためにITをフル活用します。

営業がスマートデバイス端末やシンクライアントを持ってお客さま先に訪問します。あらかじめヒアリングしておいた関心事に合わせてプレゼンテーションを実施。その時、豊富な営業ノウハウを持つ在宅勤務者やオフィスにいる技術者とWeb会議でつないでおきます。プレゼンテーションの中身に興味を持たれたお客さまは、事例に関して質問。それに対して在宅勤務中のベテラン営業がスマートデバイス越しに発言し、導入事例のポイントと注意点を伝えます。さらに、技術的な質問に関しては、オフィスにいる技術者が同じ資料を共有し、「活文 Team Idea Sharing」で手書きを加えながら説明していきます。

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短時間で成果を出す働き方

育児、在宅での介護、地域活動、そして成長のための自己研鑽の時間。多様性をもつメンバーによって構成されるこれからの働くチームは、オフィスでの長時間労働を前提にだらだらと仕事をしていては成り立ちません。
また、それぞれの場所で離れて活動するので、今までのようにオフィスで顔を見ながらのマネジメントはできなくなります。こうした多様な状況下で組織として成果を出せるようにするには、マネージャーの意識改革も必須です。そのために、次のようなITが役立ちます。

在席管理システム「Fチェア」は、細切れな労働時間を「見える化」して管理できるツールです。着席ボタンを押して業務を開始。育児などで離席する際には退席ボタンを押します。シンプルな操作で自らの労働時間を積算記録していくので、あとどれぐらいで1日の所定労働時間になるかを確認できます。今日やるべき成果に対して掛けられる時間がどれぐらい残されているか、残時間を意識しながら仕事に取り組むことで、短時間で成果を出す意識が身につきます。また、PC画面をランダムにキャプチャする機能によって、就業中に仕事と関係のないサイトを閲覧するのを抑止する効果があるとともに、離れて仕事をする在宅勤務者にとっても、ちゃんと仕事をしていることを伝えられ、安心して働くことができるというメリットもあります。
さらに、複数のプロジェクトを同時並行していく際におすすめなのが、やり取りの過程を「見える化」できる「活文 Managed Information Exchange」。プロジェクトや事案ごとにコミュニケーション履歴が時系列で記録され、メールのINBOXのように振り分け処理をして整理しなくて済みます。レビューや参照すべきファイルも、メッセージに加えることができるため、プロジェクトに途中から参加した人も、どのように成果物ができあがっていったのか履歴を追うことで把握できるようになります。指示事項の確認や有識者からのアドバイスも受けやすくなります。また、やり取りは非同期で行われるため、会議のように関与者の時間を確保してレビューを実施しなくても済むので、うまくデットラインを管理しつつ、やり取りの待ち時間で他の作業を進めるようにすれば、複数のプロジェクトを同時進行できます。社内外のメンバーで必要なアクセス権を設定しながら利用できます。

これにより、メールのやり取りや延々つづく会議に時間を割かれるこれまでの働き方から、限られた時間で成果を次々と出していく働き方へと変わっていきます。

紹介した製品・ソリューションはこちら

• 活文 Managed Information Exchange
• クラウド勤怠管理システム「Fチェア」

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