私自身の 1on1 with 日立人財データ分析ソリューション事例

2020/09/25

2020/07/08 「1on1ミーティングを活用した使いこなし事例」では、イノベ−ションを起こす新事業立ち上げのため、マネ−ジャーも未経験な新事業は、部下に「伴走」して毎週方針を微調整しながら推進する必要があると自分なりに仮説を立て、その解決策のひとつとして１on１ミーティングを活用することにした際の概要とルールについてご紹介をさせていただきました。

さて、今回は立場を変えて、私自身が上長との1on1ミ―ディングにおいて、「生産性の意識サーベイ^*」を活用した事例について、ご紹介します。

*

社員が「高い生産性意識で働いているか？」　また、自分の所属する組織が 生産性を高める働きかけをしてくれているか、を定量化するサーベイ

1on1ミーティングに使った「生産性の意識サーベイ」の結果と取り組み意識

私は前回より良くなると思っていました。結果は、全体的に良くなったが「対人関係安心度」は、私の平均のなかでも唯一低いし、全体より低い。ここまで低くなる回答をしたつもりはなかったし、無意識に上長に気遣いをしたかもしれませんが、今考えると、上長とのコミュニケーションの点で思い当たることがありました。

上長は1on1ミーティングでは部下の話を聴くことに集中してくれるので、この機会に今回は色々話してみようと思いました。というのも、以前、この上長との1on1ミーティングでは、私の生産性の意識サーベイの「挑戦意欲」が一番低かったので、「挑戦したいから、その分「本部として、やめる仕事を一緒に決めたい」」と話して、やめることもいくつか決断してもらいました。その結果、挑戦意欲は上がった結果もあったので、今回も話してみました。

上長との1on1ミーティングの実践

・上長

「今日の1on1で話したいことは、なにかな？」

・私

「いくつかありますが、今日は生産性の意識サーベイ結果を使って会話をさせてください。とくに数値が低い点ですが」

・上長

「了解。この数値が低いのは、色々な部署から集まった組織で、コロナ下で部下とのコミュニケーションが大変だと思っていた。」

・私

「違います。部下とのコミュニケーションは大変ですが、それがミッションだと思って頑張ってやれていますし、部下も1on1でコミュニ―ケーションをとってくれるので助かっています」

・上長

「ではなに？」

・私

「上長や、同じ職位の同僚との横のコミュニケーション不足がここに出ていると思います。
私は、他部が大きな予算をもって新たに挑戦していることをリスペクトしています。
そこに当部が伴走・連携できているか、いつも気になっています。
各部長も、本部長もTOBEはあるなかで、GOALをきめて、情報共有し、戦力を逐次投入しないで一気に攻めるには、どうするか、整理すると思っているので、引き続き連携したいです」

・上長

「了解。1on1やるとわかることもあるね。続けましょう」

感想

人と人なので、わからないことは多数あるため、こういう話をするきっかけに、日立人財データ分析ソリューションを使えると思います。テレワークや在宅勤務、withコロナならばなおさら。

まわりの人に聞いてみても、個人と上長にフィードバックされるサーベイは初体験だけど実態を反映しているという感想でした。サーベイの結果が高い場合も、低い場合も、そこには、個々に想いが反映されているということのようです。1on1ミーティングを実施する時点で、その時点での課題にサーベイの結果をひもづけて、会話をするきっかけになるという声もありました。

このように、なんらかのドキュメントを真ん中において1on1ミーティングを実施するのが良いと感じています、それがHRテックで裏付けられたデータだとなお良いです。そのデータのなかの、どれか１つでも観点をみつけて、そのやる気スイッチを押せば、他の観点にも影響があるというロジックが当社のHRテックにはあったので、これまで自己流で面談、コミュニケーションしてきたマネージャーとしても部下としてもうれしい。全方位的にコミュニケーションすることは難しい。「挑戦意欲ある？」とか、「対人関係安心度」はどう？とか、これまでの面談で言葉にだしたことはなかったという声を聞きます。 私もその１人なので。次回はそのあたりにふれたいと思います。

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画面越しの新人研修で得たもの

2020/09/04

4月初旬、最初の出社の目的はテレワーク用のPCを受け取ることでした。

日立では入社後3か月間は各部署やグループ会社と合同で研修を受けることになっており、その中で基礎的な業務知識などを身につけます。

入社直後はちょうど東京都の新型コロナウイルス感染者が増え始め、気軽に外出しづらくなっていた頃です。「当面は自宅か社員寮で新人研修を受けていただきます」と指示を受けました。事務的な連絡、研修での作業指示、通信トラブル時の緊急連絡など、あらゆるコミュニケーションをオンラインで行わなければならない環境に、当初は戸惑いました。本来入社式で行われる予定だった幹部講話やガイダンスなど、大半はオンラインで実施され、質問もチャットから送りました。
ぎこちないやり取りになるかと思いきや、実際は良い意味で対面より緊張感がなく、些細なことでも気軽に質問できる雰囲気だったと思います。
また他部署の同期とチャットや音声会議で会話する機会があり、少しずつオンラインだけでやりとりする文化に慣れていきました。

グループワークの研修ではMicrosoft^® Teamsを利用して講師や同期とコミュニケーションをとっていました。誰でも会話に入れるオープンな環境で質問や相談をするように決められており、グループ外でされていた会話から有益な情報を得ることができます。
知らない人に話しかける抵抗も少なく、自分さえその気になれば、顔を合わせて過ごすよりもずっと多くの知り合いができるチャンスがありました。
研修中にMicrosoft^® Teams上で知り合い、後から同じ社員寮に住んでいることがわかった同期もいます。
またテレワークは、良くも悪くも自分だけの時間が多くありました。通勤の時間は資格の勉強や趣味の時間に変わった一方、外に出られず一人で黙々と作業することに味気なさもあります。私は入社以来、この環境を自身の成長にどう役立てるか模索し続けています。
やりたいことをやる時間があり、その気になれば今までよりもずっと多くの人と会話できる環境がある。新人研修では、その中で自分はどう成長するかを考える機会をもらいました。

現在は3か月間の新人研修が終わり、配属先の部署でより専門的な教育を受けさせていただいているところです。
今後は、お客さまの働き方改革を支援する者として、こうしたテレワークでの経験も生かし、理想の働き方を追求していきたいと思います。

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お客さまとのコミュニケーションも、今ではすっかり・・・。

2020/08/21

私のチームは働き方改革の中でテレワークオフィス分野を担当しており、お客さま先に訪問することが多かったのですが、お客さまも在宅勤務が主流になり、手探りで新しいコミュニケーション方法を模索してきました。

まず取り組んだのは、お客さま環境に合わせて、Skype、Microsoft^® Teams、Zooｍ、Webex、電話などの、さまざまなオンライン会議の手段を使い分けることでした。

どの会議システムもユーザーインタフェースは分かりやすいため、システムに慣れることはそれほど大きなハードルにはなりませんでしたが、苦労したのは、音声の問題でした。ハウリングしてしまったり、マイクが有効にならなかったり。。。
結局、解決策がわからず会議に参加できなかったり、聞くだけになってしまったりして、会議後に電話で情報伝達することもしばしばでした。

しかし、いろいろなトラブルを経験し、PCの設定、会社や個人のネットワーク環境、操作ミスなどの原因を理解することで、半月もたたずにスムーズな会議が実現できるようになりました。

今後も会議システムの便利な機能なども使いながら、お客さまとのコミュニケーションの充実に向けて試行錯誤していきたいと考えています。

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「遊びたい子供」vs「仕事したい母親」Stay Homeでの在宅勤務で学んだこと

2020/07/29

緊急事態宣言に入り保育園も登園自粛になった3歳の子供。
「仕事」という言葉は理解できず、一人で遊んでいるときも「ママ見て！」「ＸＸをやってちょうだい」と話しかけられ、一人で遊ぶことに飽きると「ママ遊んでちょうだい、寂しい」「一人で遊べないの」と泣かれてしまい、子供に申し訳ないという気持ちもあり、辛い時期が続きました。これはマズイ、どうしても子供の面倒をみる時間は発生する、それを乗り越えるためには・・・在宅勤務の家庭内ルールを作らなければ！

1. 就業開始までの朝の時間を有効活用、人がほとんどいない公園に連れて行く。
2. 旦那さんとスカイプ会議の時間をスケジューラーで共有。重要な会議はなるべく重ならないように調整。
   会議を行う人は別の部屋に移動をするなど、工夫をしました。両方重なったときは、子供の声が聞こえても大丈夫な方が面倒をみること。
3. 就業時間内にどうしても子供の面倒を見る必要がある時は、潔くよく仕事を止めてパソコンをログオフ。

休憩の度にログオフの時間を書き留めるのは面倒ですが、パソコンの就業システム上で非稼働時間を確認できるので、勤怠時間の入力時にも困りません。早く仕事を進めなければいけないという気持ちと、子供の面倒を見なければいけないという気持ちの葛藤がなくなることはありませんでした。が、それでも、在宅勤務を行うための家庭内ルールを作り、便利なツールを活用し、自身の働き方に対する考え方を変えることで、子供が一緒の長期間の在宅勤務は乗り越えることができました。
また、チームメンバーが子供がいる状況での在宅勤務を理解し、子供に話しかけてくれたり、「気にしなくて大丈夫」と声をかけてくれたことも大きかったと思います。普段からチームメンバーと関係性を築くことも重要だと痛感しました！

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テレワークをやめ、以前の生活に戻りますか？

2020/07/22

在宅勤務になって、もうすぐ4か月になろうとしています。
最近、周りの人たちは緊急事態宣言の解除に伴い、通勤を再開しており、「まだ在宅なの？」と
言われることもあります。

世の中ではまだまだ普通に会社に行くことが普段の生活であり、やっと普段の生活に戻れるという声も聞きます。
しかし、日立は違います。これからは、現在の在宅勤務をベースに、必要な時だけオフィスに行くのが普段の生活になります。

はじめはやはり家じゃ仕事にならないと思っていましたが、4か月たった今は在宅勤務が普通に感じてきています。
以前からテレワークの環境を整えていた日立でさえも、実際に全従業員が在宅勤務をすることは想定しておらず、チーム内でのコミュニケーション方法や、通信環境の負荷増による業務の非効率などさまざまな課題は出ていますが、それらは大きな問題ではなく、PCのログイン時間を調整する、動画をあまり使用しないようにする、リモート会議は画面共有はPCで行い、音声はスマートフォンを活用するといった工夫によって、解決できるものです。

みなさんもコロナ前の生活がこれからもずっと「普段の生活」だと思いますか？

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テレワーク環境の構築で、SEさんにお願いしたいこと

2020/07/20

私はつい最近までお客さま先に常駐するSEでした。お客さま先で最も苦労したテーマの1つは何を隠そう「テレワーク環境の構築」です。
十中八九、当初の思惑とは違った「残念なテレワーク」になってしまいます。全員が使えるテレワークなどはまだまだ夢のシステムでした。

そんな私が現在の部署に異動して5か月目、部内の定例会議でこんな一幕がありました。

部長：新型コロナがはやってるから、来週から全員テレワークね。
全員：はーい。

以上、テレワークの導入完了です。

拍子抜けしました。「おお！ついにわが社も！」などと感激する人もいません。私以外は。
お客さま先では構築に苦労していることも多いシステムでも、日立の中では事務連絡でできてしまいます。
この差は一体何なのか。「日立はスタンダードに合わせた設計をしている」というのが答えの一つかもしれません。

SEの皆さんは、お客さまの利用者に合わせて端末システムを設計しているのではないでしょうか。
ITに詳しくない人でも確実に使えるように、と。(優しい)

例えばOSやオフィスソフトのパッチが出た場合。
新しい機能を無効化するためにグループポリシーを駆使し、それによる不整合を解決するためにログインスクリプトを駆使し、少しでもユーザーインターフェースが変わったら社内報で事前に通告し・・・

モグラをたたくとモグラが2匹♪
もひとつたたくとモグラが4匹♪

そんな「モグラたたき」の無限サイクルに追い込まれていないでしょうか？

この状況でセキュリティポリシーを根底から覆すテレワークなんて...影響範囲を想像しただけで血の気が引くことでしょう。私もそうでした。
日立はどうしているかというと、影響のない範囲ならモグラくんを無視してます。
特別なカスタマイズや裏技的な使い方もしていません。スタンダードな使い方に利用者が合わせています。

え？セキュリティは大丈夫なの？利用者からクレームは出てないの？と思われるかも知れませんが、もちろんセキュリティの評価は十分に行っています。
また、並行してノウハウを社内で共有したり、勉強会等の取り組みをしています。
そうすることでシステム全体がシンプルに保全され、利用者のリテラシーが自然に向上し、結果的に柔軟な運用を可能にしています。

SEの皆さんにお伝えしたいこと
現状維持に費やしてきた膨大なエネルギーを、これからは利用者のリテラシー向上やコミュニケーションの向上のために使いましょう。
私の場合は「利用者に影響を与えない様にシステム部が頑張らなきゃ！」と思い込んでいました。
今思うと何でもシステム部門で抱え込まずに利用者にもっと協力を求めていれば、今頃もっと快適なテレワーク環境を提供できていたかもしれません。
日立はシステム部門だけでなく利用者部門も長年テレワークに取り組んできました。
そんなノウハウに興味がある方はぜひこのブログで日立の取り組みを知ってください。

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オンラインランチ会でリフレッシュ！

2020/07/10

在宅勤務生活におけるお昼休み。皆様はどのように過ごされていますか？

オフィス勤務時は、チームメンバーと一緒にオフィス外に出て美味しいごはん屋さんを開拓したり、テイクアウトしたお弁当などを持ち寄って空きスペースで食べたり、といったお昼休みコミュニケーションがあった方も多いのではないかと思います。一方で、在宅勤務生活をしていると、1人暮らしの方や、日中は家族が出かけているという方は、1人でランチを取ることになります。こういった現状を踏まえ、離れた場所にいても、チームメンバーと気軽におしゃべりしながらランチを取ることができる場があったらいいな！ということで、私たちはMicrosoft^® Teamsを使ったオンラインランチ会を実施することにしました。

オンラインランチ会は、週に1回、お昼休みの時間帯に女性メンバーで開催しているのですが、ビデオをオンにすれば顔を見て話すこともできるので、まるで物理的に同じ場所に集まっているかのような感覚でコミュニケーションを取ることができます。最近作った料理、話題のニュース、おすすめの映画やテレビ番組、自宅で手軽にできる筋トレ方法、在宅勤務生活の中で新しく買った家具など、それぞれが気軽に話題を提供し合って会話することができ、良いリフレッシュにもなっています。

在宅勤務生活が続くと、業務に集中するあまり、お昼休みを取る時間が前後してしまったり、最悪の場合ランチを食べ損ねてしまったり、といったことはありませんか？決まった時間にしっかりとお昼休みを取って、業務とのメリハリをつける、という意味でも、こういったオンラインランチ会はメリットがあると感じています。みんなで楽しくランチタイムを過ごして、心身ともに元気に業務に取り組んでいきましょう！

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１on１ミーティングの使いこなし事例

2020/07/08

日立では、昨今withコロナでテレワーク必須になる前から１on１ミーティングを実施しています。主に、業務目標の設定や進捗状況の確認と、各自それぞれの働き方相談がメインになりますが、今抱えている業務の課題などを深く掘り下げて会話することにより、質の高いコミュニケーションを実現しています。その中で、今回はきっかけと使いこなしで工夫した事例について、シェアしたいと思います。

きっかけ
イノベ−ションを起こす新事業立ち上げのため、マネ−ジャーも未経験な新事業は、部下に「伴走」して毎週方針を微調整しながら推進する必要があると自分なりに仮説を立てました。その解決策のひとつとして１on１ミーティングを活用することにしました。

概要
2019年4月から毎週30分を目安に、部下の希望ペースで、１on１ミーティングを実施。その際、生産性に関する意識などについてサ−ベイを実施した結果を活用し、挑戦意欲などそれを支える因子の改善要因を対話し、個人のWILLとCANを考慮したMUST（業務）を調整。

１on１ミーティングの際にきめた私のルールと事例

1. 部下が話したいことを話す（仕事も私事も可、開催ペースは部下が決める）
   事例：当初25分業務話だったのが、大半私事の相談になるなど、部下の段取力やスピ−ドが向上
2. 開催場所は、日立が導入しているOffice365 のSkypeによるWeb会議を推薦（対面もSkypeもOKとして、諸制約を外す）
   事例：50％Skype開催。定時後の社外学校通学等、各自イキイキする働き方を尊重
3. 上司はヤメルことを決める（ヤルことを引き出す代わりに、ヤメルことも決めるルール）
   事例：顧客対応やイベント等、随時やらないことをきめ、働き方改革のKPIと業務のKPI両立

以上、withコロナのなかで、従業員との伴走が、経営環境変化に対応し続ける組織づくりには重要だと思います。今後も１on１ミーティングなどいろいろ挑戦していきます。
また機会がありましたら、次回は効果・反省点・上司との１on１にサーベイをどう活用したかなども、ご紹介したいと思います。

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今こそオンラインでの雑談コミュニケーションを！

2020/07/03

コロナ禍で在宅勤務生活が続く中でも、Microsoft^® Teamsの活用、オンライン会議の実施などにより、リモートでコミュニケーションを取りながら、滞りなく業務を進めることができています。一方で、それぞれ離れて仕事をする中で、業務外のコミュニケーションの大切さについても改めて実感するようになりました。オフィス勤務をしていると、業務上のやりとりや会議での議論以外の何気ないコミュニケーション、たとえばオフィスに到着したときに周囲のチームメンバーに挨拶をしたり、オフィス内でばったり出会った同僚に近況報告をしたり、といったさまざまな雑談の機会があることでしょう。こうした何気ない雑談コミュニケーションは、コロナ禍での在宅勤務生活、アフターコロナ社会にもつながる時間や場所に捉われない業務生活においても、ITを活用してうまく取り込んでいくことができます！

雑談コミュニケーションのための取り組みの1つとして、私たちはTeamsで雑談チャットグループを立ち上げました。人数が多すぎると発言しづらくなってしまうかもしれないと考え、1グループあたりの人数は5人前後としています。そこでは、自宅での過ごし方やそれぞれの近況など、自由で業務に捉われない会話がゆるく継続しています。強制されないコミュニケーションである雑談の魅力は、この良い意味でのゆるさにあるのかもしれません。離れた場所で仕事をしていたとしても、オンラインでの雑談コミュニケーションの場を作ることで、チームメンバーとつながっているという感覚を維持できるのではないでしょうか。アフターコロナ社会に向け、今後もさまざまなコミュニケーションのあり方を模索していきたいと思います！

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改めて情報共有の在り方を考えさせられています

2020/07/01

さまざまな背景から、情報を紙のファイルからデータをファイルサーバーに格納する時代となりずいぶん月日が経ちました。現在では、クラウドサービスを利用することが一般的になりつつあります。ですが、情報共有は、ある日突然「はい、明日からこのクラウドサービスにデータを格納してみんなで見ることができるようにしましょう！」とは、単純にいきません。
この度の突然の在宅勤務では、この「情報共有」に悩まされている方も多いのではないでしょうか？

私たちのチームでも、情報がいろいろなところに保存されています。つい数か月前までは、社内のファイルサーバーを利用していましたし、オンプレミス型のSharPoint Serverにデータを格納しているケースもあります。徐々に、Microsoft^® Office 365^®のSharePoint Onlineの利用が広がりつつあり、インターネット環境からのアクセスもスムーズになり始めました。しかし、場合によっては、物品の検収処理や契約書といったエビデンスを紙で保存しておかないといけないような業務もあります。

これからニューノーマルな時代に向けては、「必要な人が必要な最新のデータにいつでもどこからでも安全にアクセスできる」ようにできることが求められていると思います。資料のオーナーが上司に呼びつけられて、「最新の資料はどこにある？」と度々聞かれるのではなく、「最新の資料はここにあります。この資料を随時アップデートしています」と常に必要なメンバーへ共有しておけば、お互いの通知の手間も省けますし、古い資料を参照して困った！なんてことも防ぐことができ、気持ちよくサクサク仕事ができます。

このように、「必要な人が必要な最新のデータにいつでもどこからでも安全にアクセスできる」ようにするためには、ITの環境を整えるだけではなく、チームが全体で同じ環境を利用できるようにルールを作る・知らないことも恥ずかしがらずにみんなでスキルアップをしていくことが、地道な第一歩であると、この数か月在宅勤務を続けて実感をしたことです。

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プロジェクトメンバー、いまだに会っていません！

2020/06/29

日立が2017年にMicrosoft^® Office 365^® を導入して3年が経ちました。新型コロナウイルス感染防止策として在宅勤務を行っている際も、Office 365を活発に利用して業務を継続しています。その中から、Microsoft^® Teamsを使ったある工夫をご紹介します。

4月より、私がプロジェクトリーダーを務める提案活動に、隣の事業部から有望な2人が参画してくれました！
3月から話が始まり、今度顔合わせをしましょうと言っていた矢先、出勤できない状況に。なんと上司の方々を交えての”初めまして”が、Teamsを使った会議でカメラ越しでのご挨拶。在宅勤務やサテライトオフィス勤務を日常的に活用していた私も初めての経験でした。会ったこともない、所属事業部も経験もこれまでの担当業務も全く違う2人に対して、どのように指示をして、プロジェクト内容や技術要素を理解してもらおうかと悩みました。そこで、Teamsベースのコミュニケーションに2人を招待し、やり取りをTeams上に集約しました。ファイルの共有や業務連絡などをやり取りするコラボレーションの場所と、日常のちょっとした質問や気づきなどを気軽に連絡し合えるメンバー4人だけのチャットの場所と2つ用意し、コミュニケーションを止めないようにしました。また、全員がプロジェクトの専任ではないため、他業務との調整も必要でした。そこは顔色を伺いながら仕事をする今までのスタイルではなく、タスクを適宜割り振り、メンバー各自がセルフマネジメントをしながら作業状況と課題を報告し合っています。つまづいたらすぐにオンライン会議で確認し合い、いつでも話しかけられるようなバーチャルなプロジェクトルームが出来上がりました！オンライン懇親会も開催し、これまでの業務や趣味の話などで盛り上がり、また一歩メンバーの一体感が深まったように感じました。

現在は、お客さまのご理解もあり、プロジェクト全体をオンラインで推進することができています。こういった状況下ではありますが、今後もニューノーマルの時代に合った働き方をリーディングしていきたいと思います！

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長年の経験から、日立が考えるテレワークページへ

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