ニュースリリース

日立が構築した静岡銀行の統合文書管理システムが稼働

  株式会社日立製作所(執行役社長 : 中西 宏明／以下、日立)が構築した、株式会社静岡銀行(取締役頭取 : 中西 勝則／以下、静岡銀行)の統合文書管理システムが、10月21日から稼働を開始しました。
  統合文書管理システムは、申込書や契約書などの紙文書のライフサイクル管理のほか、報告書や会議資料などの電子文書の保管・管理を、本システム上で一元的に行うものです。例えば、適切なアクセス権を付与して文書を電子管理することで、紙文書と同様に厳密な管理が可能となるとともに、文書の整理・検索、部門間での共有といった効率化が図れます。また、電子保管による文書の改ざん・紛失の防止や、紙文書の所在管理もできるため、情報セキュリティおよびガバナンスもさらに強化できます。

  日立は、2010年から静岡銀行と共同で文書管理改善の全体構想を検討し、保管期間や文書の取得・生成から廃棄までのライフサイクル管理、ペーパーレス推進など、行内統一での文書管理ルールを整備しました。今回、そのルールの実践をサポートするために、紙文書と電子文書を統合管理する統合文書管理システムを構築しました。
  また、静岡銀行はワークスタイル改革として、高い知的創造力と生産性を備えた本部オフィスを構築して、お客さま・営業店に対するサポート機能の更なる強化を推進しています。この一環としてペーパーレスを実現し、オフィスのスペース効率向上や場所・時間の制約からの解放の基盤をつくり、本部の生産性向上に寄与します。既存の各部保管文書の約75％、新規発生文書の約60％の削減を進めています。

  今回の静岡銀行における文書管理ルールの整備、実行計画策定といった支援は、株式会社日立コンサルティング(代表取締役 取締役社長 : 芦邉 洋司)が行い、その結果をもとに、日立が統合文書管理システムの開発を担当しました。また、本システムには株式会社日立ソリューションズ(取締役社長 : 佐久間 嘉一郎)が開発した文書管理システムのソフトウェアである企業内コンテンツ管理システム「ラビニティ ECM(Enterprise Contents Management)」を活用しています。

  日立は、今後もシステムソリューションをトータルに提案し、金融機関の顧客サービス向上やセールス活動を支援していきます。

今回稼働を開始した統合文書管理システムの特長

1. 電子文書の安全な保管管理の実現

  報告書や会議資料といった確認・承認済みの文書の原本を、従来の紙文書から電子文書に替えて保管・管理します。これにより、改ざん・紛失の防止や保管期間の管理が容易になるとともに不必要な紙を削減してペーパーレス化を推進します。

2. 紙文書のライフサイクル管理の実現

  法定書面など紙による保管が必要な文書には、文書ID(バーコード)を採番し、ラベルを出力・添付します。この文書IDを利用して、保管期限が到来して廃棄するまで、ライフサイクルを通じた責任・所在の管理を、本システム上で行います。また、使用後、一定期間が経過し、手元に置く必要のない紙文書は、集中保管部署(ドキュメントサービスセンター)に移管します。そして本システム上では、移管情報の登録、所在の更新などの集中管理を行います。これにより、紙文書管理のさらなる厳重化を図り、紛失を防止し、確実に廃棄まで管理できるため、情報セキュリティが強化できます。

3. 紙文書と電子文書の統合管理を実現

  紙文書と電子文書を適切に使い分けながら、統合管理します。具体的には、銀行利用者から受け取る申込書や契約書などは紙文書として集中管理し、その所在をシステムで管理します。また、集中管理した紙文書を業務で利用する時は、極力紙を送付せず、集中保管部署でスキャンして、利用部門が電子的に参照できるようにします。報告書など行内で作成・利用する文書は原本を電子化してデータをシステムで保管・管理します。

統合文書管理システム イメージ図

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