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ニュースリリース | |
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| 2001年7月5日 | ||||
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株式会社日立製作所 システムソリューショングループ（グループ長＆ＣＥＯ：小野 功）は、行政文書を管理し、国民への情報公開を支援する文書管理ソリューション「DP1」シリーズに、このたび電子メール文書管理システム「DP1/MAILINKS」を追加、7月6日から販売を開始します。 「DP1/MAILINKS」は、国内で初めて日々送受信される電子メールデータを自動的に案件単位に分類してデータベースに登録し、検索・参照を可能とするシステムです。これにより、従来は個人のレベルで行っていた電子メールデータの保管が組織内で一元化されるため、案件に関わる意思決定過程の正確な記録の再確認や個人のみに蓄積していたメールデータ、ノウハウを組織内で共通的に活用していくことが可能となり、住民からの問合せや情報開示請求への対応に活用することで、住民サービスの向上が実現されます。 インターネットの爆発的普及に伴い、電子メールはＩＴ化推進には欠かせない通信インフラになりつつあります。この流れは既に多くの行政機関においても同様であり、業務を遂行する上での意思決定過程における重要なツールとなっています。しかし電子メールデータは、通常個人のパソコンで参照される一過性の情報として扱われるか、個人のレベルで保存し再利用されているのみで、組織内での共通のデータ、ノウハウとして蓄積が進んでいないのが現状です。 当社は、行政機関内で取り交わされる電子メールを意思決定過程の記録文書と位置付け、上記課題を解決すべく電子メール文書管理システム「DP1/MAILINKS」をこのたび製品化しました。 「DP1/MAILINKS」は、電子メールで行われる一連のやりとり単位に分類してデータベースに自動的に蓄積し、WEBブラウザを利用して検索・参照することを可能とするシステムです。データーベースへの登録は、既存のクライアント側の電子メールプログラムから送信するだけでよいため、利用者の操作性を損なうことなく導入が可能です。 住民から行政文書の開示請求があった場合、これまでの文書管理システムでは完成形の行政文書と管理担当部署等の属性情報を得ることはできましたが、文書生成時に交わされた意見や発言者まで管理することはできませんでした。「DP1/MAILINKS」を導入し、行政文書作成時に担当者間で交わされたメールをデータベースに登録することで、文書生成に関わった担当者（メール送信者アドレス）・交わされた会話（メール本文）・行政文書の更新履歴（添付書類）の参照が可能となり、短時間で簡単に開示可否を検討することができます。 また、住民からの問合せと、それに対応した行政機関内での意見調整、および最終的な住民への回答メールを「DP1/MAILINKS」を用いてデータベース化することで、以降類似した質問を受けた場合に蓄積されている事例を参照することで、回答のための事務作業効率化、迅速な対応が可能になります。仮に窓口担当者が変わっても、データベース化された対応事例を利用することで、均質化した高品質サービスの提供を実現します。
*展 示：電子行政ショールーム「CyberGovernment Square」(http://www.hitachi.co.jp/cgov/) において、文書管理システムを展示しています。（本ショールームは完全予約制となっています。） *文書管理ソリューション「ＤＰ１」ホームページ：http://www.hitachi.co.jp/app/bunsho ７月６日オープン 文書管理ソリューション「ＤＰ１」シリーズのご紹介 省庁や地方自治体では、従来紙媒体中心に管理・運用してきた行政文書の電子化が急務となっております。2001年4月に施行された情報公開法（行政機関の保有する情報の公開に関する法律）では、文書の定義を公的な決裁文書に止まらず、「行政機関の職員が職務上作成し、または取得した文書、図画および電磁的記録」と位置付け、住民からの情報開示請求に応えることができるよう準備しておくことが求められています。 文書管理ソリューション「DP1」シリーズは今回製品化した電子メール文書管理システム「DP1/MAILINKS」の他、行政文書の生成から廃棄までの文書業務の電子化が可能な統合文書管理システム「DP1/episimo」、総務省ガイドラインに準拠した情報公開システム「DP1/OPEN」の合計３製品から構成されています。 当社はこれまで培ってきた文書管理システムの構築実績とＳＥのノウハウを活かして、お客様に幅広いソリューションを提供していきます。  ＜日立文書管理ソリューション「DP1」シリーズの特徴＞ １．WEBベースのアプリケーション 「DP1」の構成アプリケーションはWEBベースのため、クライアントとなるパソコンにはWEBブラウザがインストールされているだけで利用可能です。専用のクライアントソフトウェアをインストールする必要がないので導入コストを低減できます。 ２．「DP1/MAILINKS」電子メールを自動的にデータベース登録し、検索できるシステム 行政機関で送受信される電子メールを、案件単位に分類してデータベースに登録します。電子メールにより行われる意思決定の過程を正確に記録し、行政機関内のメンバーで知識の共有や再利用ができます。また、データーベースへの登録は、既存のクライアント側の電子メールプログラムから送信するだけでよいため、利用者の操作性を損なうことなく導入が可能です。 ３．「DP1/episimo」文書の生成から廃棄に至るライフサイクルを意識した文書管理システム 行政機関に到達した文書等の受付及び収受、起案及び決裁から廃棄（削除）までの一連の文書管理業務を電子化します。また総務庁の情報公開ガイドラインに沿った管理項目を導入時から備えているため、本システムで管理している目録情報は、そのまま情報公開が可能です。 ４．「DP1/OPEN」総務省のガイドラインに沿った情報公開システム 総務省の情報公開ガイドラインに沿った目録情報を登録し、インターネットを通じて情報公開します。「DP1/episimo」のデータから公開用目録情報の自動生成が可能なため、情報公開へ向けた作業の省力化と円滑な対応が実現できます。 |
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以 上 |
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